La salle que vous allez louer dépend de quelques critères :
• Le budget : Votre budget peut s’établir à 100€ pour une salle comunale à 10.000 euros pour un château. Le style de votre évènement influencera votre choix. Les idées originales ne manquent pas : un chapiteau, une discothèque, péniche….
• Le nombre de personnes : La surface dépendra du nombre d’invités : Pour un cocktail compter 1 m2 par personne, alors que pour un repas assis, 1,5 m² seront nécessaire. Si le lieu est pourvu d’un parking, prévoyez une place pour 3 personnes.
• La saison : La saison influe aussi sur le choix d’une salle de réception, évitez les chapiteaux et les endroits mal chauffés en hiver et privilégiez les lieux avec parc et jardins aux beaux jours.
La visite et la sélection de votre salle doivent se faire de 1 an à quelques mois avant la date de l’évènement, d’avril à septembre, les lieux les plus prisés sont réservés très longtemps à l’avance.

Lorsque vous visitez des salles de réception, n’oubliez pas de demander des précisions sur :
• Les horaires : Il n y à rien de plus désagréable que d’interrompre votre évènement « parce qu’il est l’heure de rendre la salle” les horaires contractuels doivent correspondre à vos attentes. Le payement d’heures supplémentaires s’il est possible est un moindre mal.
• Le bruit : Lors de la location d’une salle, renseignez vous sur les possibles problèmes d’émergence de bruit (habitations à proximité, isolation phonique …). Renseignez vous également sur la présence d’un limiteur sonore qui aurait pour effet, s’il est réglé un peu bas, de vous couper l’alimentation électrique.
• L’installation électrique : Demandez la puissance électrique disponible dans la salle, cette information peut être demandée par votre DJ (de 32 à 64 ampères sont généralement requis).
• Le parquet : dans certains châteaux, afin de préserver les parquets d’époque, il est demandé d’installer un parquet de danse. Celui-ci est souvent fourni par le propriétaire moyennant finances.
• Les équipements mobilier : Définissez à l’avance (éventuellement aidé de votre traiteur) le mobilier dont vous aurez besoin (Tables, Chaises, équipement de réfrigération et de réchauffage, portants et cintres, nappes…) et faites vous préciser ce qui est inclus dans la location de la salle.
• L’assurance : soit elle est inclue dans le prix de la location éventuellement assortie d’une caution équivalente au prix de la franchise, dans ce cas pas de problème. Soit elle ne l’est pas, dans ce cas demandez les risques à couvrir et le montant de la valeur du capital à assurer, en tant que particulier vous pourrez certainement souscrire cette assurance en tant qu’extension gratuite de votre assurance habitation.
• Le ménage : Certaine locations s’entendent ménage compris, d’autres nécessitent d’être rendues en parfait état de propreté afin de récupérer la caution.

La location d’une salle de réception doit obligatoirement être accompagnée d’un contrat de location qui doit notamment préciser :
• Le prix de la location et des éventuelles heures supplémentaires
• Le montant de la caution et les conditions de restitution de celle-ci
• Le descriptif de la salle et dans le cas de la location d une bâtisse (manoir château etc. …) le descriptif des parties accessibles et la liste des parties privatives inaccessibles
• La date et l’amplitude horaire de la location.
• La liste du matériel mis a disposition.
• Le montant du capital à assurer en responsabilité civile pour la durée de la location
• Les dispositions concernant le ménage.
• Les éventuelles pratiques interdites dans l’enceinte de la location (feux d’artifice, confettis, mousse …).